2.10 Modelo general de un sistema y su medio-Mapa Mental

2.10 Modelo general de un sistema y su medio

Para el diseño de un modelo, es necesario cumplir varios pasos:

1º paso.- definir los elementos básicos:

• La función criterio

Definida al efectuar la descripción del sistema con absoluta claridad.

• Los parámetros:

Son las características de sistema, que se consideran invariantes en la aplicación del modelo.

• Las variables:

Son las características desconocidas del sistema, cuyos valores se originan a través de la aplicación del modelo.

Es importante distinguir entre variables endógenas, que son las variables internas; y las exógenas, que son las variables externas. La variación de las endógenas, depende de la dinámica del sistema, mientras que la variación de las exógenas es independiente del mismo.

• Las relaciones funcionales:

Son las relaciones que determinan la variación de las variables endógenas. No es necesario explicar la variación de las exógenas, puesto que su evolución depende de factores externos al sistema en análisis.

Estas relaciones son, en términos generales, las ecuaciones o funciones que vinculan los parámetros y las variables, de modo de poder establecer el comportamiento del sistema.

• Las restricciones:

Son las limitaciones a las variables impuestas por el diseñador, de tiempo, de recursos físicos, de recursos monetarios; o impuestos por el entorno.

• Variables de estado:

Son el conjunto de variables cuyo estado hay que conocer en un instante (t), para determinar frente a variaciones en las variables externas en el periodo (p), cual será el estado del sistema en el tiempo (t + 1).

• Leyes de transición:

Son las leyes que rigen los cambios de las variables de estado del sistema.

Estos cambios pueden tener lugar de manera discreta o continua, utilizándose en este caso ecuaciones diferenciales.

2º paso.- Decidir el tipo de modelo.

Para elegir qué tipo de modelo se utilizara es necesario considerar tanto el costo de los diferentes tipos de modelos, como los beneficios que se pueden obtener de él. Si recordamos que todo sistema está compuesto por subsistemas, se deberá tomar la decisión si el tipo de modelo a emplear considerara un sistema principal a los subsistemas más importantes.

3º paso.- Verificar el modelo.

Luego de diseñar el modelo, se hace necesaria su verificación, para comprobar si el mismo opera tal como su diseñador lo ha concebido. Se verifica su coherencia interna.

4º paso.- Validación del modelo.

La confiabilidad del modelo dependerá del grado de validación que se pueda efectuar. En este paso se compara el modelo con el sistema real, comprobando su:

Isomorfismo: cuando se establece una correspondencia biunívoca entre los elementos del modelo con el sistema. Homomorfismo: cuando guardan una proporcionalidad de formas, aunque no sean de igual tamaño.

5º paso.- Utilización del modelo

Finalmente, es necesario utilizar el modelo, haciendo una inferencia sobre el mismo, efectuando una serie de experimentos con el objeto de analizar los beneficios que pueden extraerse del mismo:

• Análisis dinámico.- comportamiento dinámico del modelo, como respuesta a ciertas entradas durante un período.

• Análisis marginal.- cambios relativos, marginales, en los resultados producidos por cambios incrementables en las variables del sistema (sensibilidad).

• Análisis operativo.- localización de los puntos de operación, que hacen que el sistema se comporte en forma optima.

2.9 El medio del sistema

Una definición tradicional de "medio" señala que es todo aquello que rodea a un sistema. Sin embargo, profundizando un poco más en el tema, encontramos que la definición es bastante abstracta. Puesto que, al intentar encontrar los límites de un sistema, nos centramos únicamente en los límites físicos. Por ejemplo, si el sistema en cuestión es la empresa "T", encontramos que el límite es su edificio donde se desarrollan los procesos, sin embargo involucra más elementos que pueden o no estar dentro del edificio pero que forman parte del sistema. Así que, es necesario fijar fronteras "reales" y esto sólo se logra conociendo el control de los diferentes elementos del sistema, porque cuando ya no lo están, entonces para ser parte del medio.

Por lo anterior, una frontera de un sistema se define de acuerdo al criterio del investigador; el límite es flexible y se debe fijar considerando el problema real y comprendiendo que el medio determina en parte la conducta del sistema.

Trabajo de residencia profesional: Sistema de información para el control de inscripciones al foro internacional

La Secretaría de Educación, tiene como atribución y responsabilidad, el otorgamiento de los servicios de educación inicial, preescolar, primaria, secundaria, indígena, especial y normal; cubriendo en cada uno de estos niveles y modalidades, el fomento a la educación física así como de las actividades, artísticas y culturales, dentro del territorio del Estado Libre y Soberano de Tabasco.

La Secretaría, garantiza un foro permanente para delinear acciones que le aseguren viabilidad a los planes y programas a corto, mediano y largo plazo, para así reorientar los procedimientos que habrán de desarrollarse en el futuro. La transformación social y tecnológica, sería imposible de alcanzar, sin la participación de la investigación científica, en esta medida el apoyo que la Secretaría brinda a las diversas instancias de educación superior, facilitan y aceleran este proceso.

En este contexto es fácil entender que la secretaria de educación pública tiene como fin el funcionar como un tipo de sistema abierto, es decir, su completa interrelación con toda clase de sistemas y contextos en general, le brinda esta característica. Así mismo desde el enfoque en la taxonomía de Checkland y su clasificación en los diferentes sistemas, encaje perfectamente en los sistemas de actividad humana, ya que es posible apreciarlo como un ente con una organización estructural y una serie de propósitos definidos.

Conociendo la clasificación y clase de sistema que es la secretaria de educación, es necesario conocer las diferentes funciones y objetivos que tiene como propósito llevar a cabo, esto con el fin de saber cómo funciona este complejo sistema y poder evaluar su mejoramiento.

Los objetivos que tiene en particular llevar a cabo en el estado de tabasco son los siguientes:

·         Ampliar las oportunidades de acceso a una educación básica de calidad a todo aquel que lo demande.

·         Otorgar los servicios educativos para que toda la población del estado pueda cursar la educación preescolar, la primaria y la secundaria así como conducir la formación de maestros, en el marco del federalismo, la participación social y la actualización del magisterio.

·         Modernizar los sistemas y programas educativos, procurando eliminar las desigualdades e injusticias entre regiones e individuos.

Identificación del problema

Se hace necesario ahora conocer cuál es el problema que se encontró presente dentro del sistema de la secretaria de educación, con el fin de poder analizar, medir y dar una posible solución al problema existente, mediante el mejoramiento del sistema como tal. Dentro de las áreas que incurren en el problema se citan las siguientes:

§  Departamento de seguimiento y evaluación del foro internacional.

§  Departamento de seguimiento y evaluación programático.

§  Departamento de evaluación.

§  Departamento de evaluación de programas interinstitucionales.

§  Departamento de modelos y estática aplicada.

Todos estos departamentos conforman a su vez y de manera general a la “dirección de seguimiento y evaluación” en la secretaria de educación pública.

Este es un Funcionario de confianza dependiente del C. Subsecretario de Planeación e Innovación Educativa, encargado de evaluar los aspectos objetivos y subjetivos que inciden en el proceso educativo así como de evaluar el cumplimiento y calidad de los programas y proyectos intra e interinstitucionales que la Secretaría lleva a cabo, analizando su congruencia con las políticas educativas determinadas y su impacto social.

Funciones

1. Diseñar y aplicar los sistemas de evaluación educativa a fin de determinar la situación que guardan los servicios educativos estatales.

2. Integrar el programa de evaluación de los recursos financieros, humanos y materiales destinados a los proyectos de los diferentes niveles de la educación, conforme a los lineamientos y normas establecidas.

3. Realizar el seguimiento y la evaluación de los compromisos interinstitucionales efectuados por la Secretaría a través de acuerdos de coordinación, convenios de concertación, anexos de ejecución u otras vertientes de coordinaciones federales, estatales y municipales; y/o de concertación con los sectores social y privado.

4. Diseñar o adaptar los métodos, técnicas y modelos de evaluación así como los aspectos operativos necesarios para su desarrollo.

5. Elaborar el programa anual de evaluación educativa, diseñando y adaptando los instrumentos de medición a los programas educativos conforme a la realidad operativa de los servicios que presta la Secretaría en los diferentes niveles de la educación y en todas sus modalidades.

6. Informar al C. Subsecretario con la periodicidad que éste determine acerca de los avances de los programas, proyectos y compromisos institucionales efectuados por la Secretaría.

7. Diseñar, coordinar y desarrollar talleres de capacitación sobre seguimiento y evaluación para enriquecer la operación de los servicios educativos en la entidad.

Descripción del Problema

El Departamento de Seguimiento y Evaluación es un área que se dedica a coordinar las inscripciones al Foro Internacional que se realiza cada año para las personas interesadas en participar en talleres y conferencias de manera gratuita, con temas actuales de interés, los cuales son útiles para el desarrollo personal y profesional.

Como primer paso para poder inscribirse al foro internacional se hacen largas filas para ser atendidos por el personal del Departamento de Seguimiento y Evaluación y de esta manera proporcionar datos personales para que estos sean tomados manualmente, posteriormente esperar la entrega de un gafete de entrada que acredite la inscripción. Es aquí en donde el tiempo es factor indiscutible para obtener una respuesta inmediata.

Parte de esta información se maneja en una hoja de Excel y la otra en papelería, por lo tanto todo este proceso lleva tiempo y parte de la información se puede traspapelar.

Aunque se encontró un cierto tipo de “proceso” para el manejo del foro internacional en el sistema de la secretaria de educación, es posible observa que este proceso hace deficiente en parte al sistema que conforma toda la secretaria de educación, donde esta parte del sistema, es decir, este subsistema conocido como la “dirección de seguimiento y evaluación” no estaba siendo eficiente en sus procesos integralmente.

Identificación de efectos del problema en el sistema

Aquí se hace mención de los efectos que más impactos tenían sobre las actividades en los procesos del subsistema como tal y que repercutían directamente al sistema en general:

§  Se lleva tiempo en la inscripción ya que los datos proporcionados por el aspirante se toman manualmente.

§  Si un aspirante proporcionó mal sus datos personales (cambio de domicilio, conferencia, horario, etc.), tiene que volver a las instalaciones de esta institución para corregirlos.

§  Lo antes mencionada lleva tiempo en la búsqueda del archivo para la corrección de los datos y verificación de los mismos.

§  Gastos de material (impresiones, discos, etc.).

§  Existe poca afluencia de aspirantes extranjeros debido a que no existe una gran difusión del foro.

Propuesta de mejoramiento en el sistema

Como era cuestión de tiempo se hizo necesario buscar una solución al problema que ocurría dentro del subsistema en la secretaria de educación, y todo con el único fin de optimizar al sistema por completo y a su vez ser verdaderamente eficaces y eficientes. La solución que se planteo fue la siguiente:

“Desarrollo de un sistema informático que permita controlar, organizar y administrar el proceso de inscripciones al Foro Internacional de forma automatizada, generando la información y documentación necesaria para el Departamento de Seguimiento y Evaluación; además de facilitar las inscripciones a los aspirantes por medio de Internet”.

También se delimitaron los objetivos específicos, que fueron:

• §  Generación de reportes (totales inscritos por taller, por municipio o en general, reporte de inscripción con folio).
• §  Inscripciones abiertas desde cualquier lugar (web).
• §  Actualización, altas y bajas de datos necesarios.
• §  Consultas informativas (hoteles, etc.).
• §  Disminuir el tiempo, errores y contar con una información confiable y precisa.
• §  Al término del Foro dejar un apartado en el sitio web de la SEP para que las personas que no pudieron acudir puedan consultar los tipos de actividades, temas e imprimir la información que les sea útil.

Conclusión

Un elemento que juega una función realmente importante son los sistemas y procesos de difusión e información, los cuales permiten a los usuarios estar al tanto de la información más actual en cuanto a un tema específico. Es por ello que la Secretaria de Educación, con una visión de fortalecimiento y grandeza en su sistema, determino la creación de este Sistema de Información, el cual facilitara el flujo de datos al Departamento Seguimiento y Evaluación de las personas inscritas al Foro Internacional.

Con la implementación de este proyecto se dio una mejor visibilidad y sirvió de apoyo a los usuarios que así requieran de los servicios de la secretaria de educación, ya que podrán acceder a él desde cualquier terminal de computadora con acceso a internet.

Es por ello que es importante considerar que los sistemas informáticos cumplen una función vital en el desarrollo y evolución de más organizaciones y por lo tanto deben estar siempre presentes en los procesos que se realizan para logar una mayor automatización de estos, y a la vez tener un mejor rendimiento con resultados óptimos en los subsistemas que conformen cualquier sistema general.

2.7 Diseño de sistemas con un enfoque de sistemas

El enfoque de sistemas es un método de investigación, una forma de pensar, que enfatiza el sistema total, en vez de sistemas componentes, se esfuerza por optimizar la eficacia del sistema total en lugar de mejorar la eficiencia de sistemas cercanos. El enfoque de sistemas calcula el mejoramiento de sistemas, el cual busca las causas del mal funcionamiento dentro de los límites de los sistemas. El enfoque de sistemas coloca al planificador en el papel de líder, en vez de seguidor, y considera el rediseño y configuraciones de sistemas, mediante el intento de eliminar barreras legales y geográficas, que impiden la internalización de los efectos secundarios de difusión.

En contraste con la metodología de cambio a la que llamamos mejoramiento de sistemas, el enfoque de sistemas es una metodología de diseño caracterizada por lo siguiente:

1. Se define el problema en relación a los sistemas súper ordinales, o sistemas a los cuales pertenece el sistema en cuestión y está relacionado mediante aspectos comunes en los objetivos.
2. Los objetivos del sistema generalmente no se basan en el contexto de subsistemas, sino que deben revisarse en relación a sistemas mayores o al sistema total.
3. Los diseños actuales deben evaluarse en términos de costos de oportunidad o del grado de divergencias del sistema del diseño óptimo.
4. El diseño óptimo generalmente no puede encontrarse incrementadamente cerca de las formas presentes adoptadas. Este involucra la planeación, evaluación e implantación de nuevas alternativas que ofrecen salidas innovadoras y creativas para el sistema total.
5. El diseño de sistemas y el paradigma de sistemas involucran procesos de pensamiento como inducción y síntesis, que difieren de los métodos de deducción y reducción utilizados para obtener un mejoramiento de sistemas a través del paradigma de ciencia.
6. El planeamiento se concibe como un proceso por el cual el planificador asume el papel de líder en vez de seguidor. El planificador debe animar la elección de alternativas que alivien a incluso se opongan, en Lugar de reforzar los efectos y tendencias no deseados de diseños de sistemas anteriores.

2.6 diferencia de la mejoría de sistemas

El tratamiento de los problemas de los sistemas mediante el mejoramiento en la operación de sistemas existentes, está destinado a fallar. El mejoramiento de sistemas no puede dar resultados solo en el contexto limitado de pequeños sistemas con interdependencias insignificantes con otros sistemas -una condición que no ocurre muy a menudo. Las razones para el fracaso de la filosofía del mejoramiento de sistemas pueden ligarse a algunas de las siguientes.

Búsqueda de causas de mal funcionamiento dentro de los límites del sistema:

Cuando ocurre un mal funcionamiento de sistema, existe una tendencia natural a buscar las causas dentro del sistema -es decir, culpar del mal funcionamiento a la desviación que uno de los subsistemas hace de su conducta normal. La metodología del mejoramiento de sistemas se basa en el enfoque analítico o paradigma de ciencia, el cual predica una limitaci6n de las causas del mal funcionamiento dentro de los límites del sistema. Cuando tratamos la falta de apetito de un niño, descartamos la seriedad de la enfermedad atribuyéndola a causas dentro del sistema, como por ejemplo, demasiada comida ingerida anteriormente o un virus. Es solamente cuando el apetito del niño no se recupera en un corto plazo, que comenzamos a sospechar causas fuera de su medio; es decir, se traen al cuadro otros sistemas.

Restauración del sistema a la normalidad:

El mejoramiento de sistemas se basa en la identificación de desviaciones entre la operación real de un sistema y lo que generalmente se denomina “normal” o “estándar”. Después de que se han especificado esas desviaciones, se identifica su causa a fin de corregir malos funcionamientos. El camino para corregir muchos problemas de sistemas sigue esta línea de ataque. Un ejemplo lo proporciona el sistema de bienestar social, a menudo perjudicial. Un extenso estudio de la situación revela que tratar de resolver los problemas internos del sistema como existe en el presente, no proporciona efectos duraderos. En el mejor de los casos, nuestros esfuerzos reducen la fluctuación de bienestar temporalmente y, en el proceso, afectan la entrada de muchas familias e individuos necesitados. No puede resultar una solución duradera de un mejoramiento en la operación de los sistemas existentes en la actualidad. Esta requiere un rediseño completo. Lo que se necesita no es otra investigación para determinar que tantos receptores de bienestar están “engañando” (es decir, encontrar las desviaciones entre las operaciones reales y las reglas o normas establecidas).

Planificador líder” o “planificador seguidor”:

Otra manifestación del problema de mantener los supuestos incorrectos y buscar los objetivos erróneos puede referirse a conceptos diferentes del planeamiento y del papel del planificador. Desde un punto de vista, el planear para las necesidades sociales, es un proceso que da por hecho las tendencias actuales y simplemente las extrapola para determinar la forma de los sistemas por venir. En este punto, la planificación se basa en la premisa de que las fuerzas que dan forma a las tendencias actuales, son irreversibles e intocables. A esto se le llama “planear para satisfacer las tendencias”. Lo cual permite que las fuerzas actúen sobre los eventos para dictar las necesidades. Desde otro punto de vista, que hemos decidido llamar “planear para influir en las tendencias”, el planificador se esfuerza por determinar los efectos objetables de las tendencias actuales y trata de animar la elección de las alternativas que se opongan a ellas.

Es obvio que el papel del planificador difiere en las dos clases de planeamiento descritas anteriormente. En una, el planificador desempeña el papel de seguidor, y en la otra, el papel de líder.

Las barreras de las jurisdicciones legales y geográficas:

La filosofía del mejoramiento de sistemas no puede competir con la fragmentación legal y geográfica de jurisdicciones que pueden existir entre sistemas y que evitan a los autores de decisiones tomar una acción convenida para resolver los problemas de sistemas. Pueden citarse muchos de estos ejemplos. En el área de los recursos de agua, proporcionar agua donde hay escasez, requiere una consideración del abastecimiento de agua desde una perspectiva regional, interestatal, e incluso intercontinental.

Descuido de los efectos secundarios:

El mejoramiento de sistemas tiende a omitir los efectos no deseados que la operación en un sistema puede causar en los demás. El problema al que ya nos referimos, de controlar la calidad del medio, se centra en crear una agencia de observancia lo suficientemente amplia y poderosa para que abarque todos los intereses, una que pueda estar en posición de imponer requerimientos justos y significativos en todos. El mejoramiento de sistemas aislados puede tener repercusiones en otros sistemas, como lo ilustra el loable objetivo de mejorar la salud de la población a fin de incrementar la expectativa de vida. Mientras que la salud mejora, puede en forma aislada parecer benéfico desde el punto de vista del bienestar físico de nuestros ciudadanos ancianos, esta acción debe considerarse en un contexto más amplio, que incluya su bienestar psicológico, así como el físico. Es inútil prolongar la vida (un mejoramiento de sistemas), si las personas ancianas no cuentan con recursos financieros o ratos de ocio para disfrutar su más larga vida. Alargar la vida a través de un mejoramiento en las mediciones de cuidado en la salud, es un ejemplo típico de mejoramiento de sistemas que hace caso omiso de los intereses de sistemas mayores.

2.5.3 Mejoramiento de sistemas y diseño de sistemas

MEJORAMIENTO DE SISTEMAS

Está vinculado a la retroalimentación y a la restitución.

• No implica ética, quiere decir que si el sistema funciona en forma inadecuada, así se queda.
• Incluye cambios en las actividades que se desvían en los objetivos. (Incluye cambios en los objetivos de las actividades).
• Demanda la búsqueda del problema al interior del sistema.
• Utiliza la introspección (no se admite que los problemas pueden estar fuera del propio sistema).
• Este enfoque tiene como objetivo respetar las normas que se han definido para el sistema mayor.

El mejoramiento se usa:

• Si se tiene objetivos que se desvían del objetivo sistemático (lograr objetivos que se encuentran separados vuelvan al cauce normal).
• Cuando el sistema no da los resultados predichos.
• El sistema no se comporta según lo planteado.

Pasos para efectuar mejoramiento:

• Definir el problema: Ver cuál es el ámbito de influencia dentro del sistema, quien genera el problema y los componentes y subsistemas involucrados.
• Que estados de condiciones son los que se desvían del sistema esperado, cuan alejados de óptimo estamos.
• Se comparan las condiciones reales con las esperadas para determinar el grado de desviación.
• Hipotetizar las razones de la desviación (Hipótesis: Verdad que necesita ser probada).
• Se dan o generan respuestas según las deducciones obtenidas de los resultados.
• Se desintegran en problemas menores por medio del método de reducción.

Utiliza el Método Científico, el Paradigma Científico. No se cuestionan:

• Funcionamientos
• Propósitos
• Estructuras

No es una metodología de cambio sino una metodología de parchado, es decir, solo se corrige parte del Sistema. La planificación es de seguidor, se continúa de acuerdo a lo previsto.

Razones Que Limitan El Mejoramiento Del Sistema:

• Respeta el objetivo primordial.
• Búsqueda de la causa del sistema dentro del sistema, M.C P.C. de lo general a lo específico, introspección, del sistema a un fragmento de él.
• Los supuestos y objetivos son obsoletos e incorrectos.
• Tiene una planificación de seguidor no libre.
• Presenta barreras jurídico-geográficas.
• El mejoramiento como método de investigación.

DISEÑO DE SISTEMAS

Busca irse de lo específico a lo general, un sistema no está solo, sino trabaja con otros sistemas de su entorno. Los problemas no son causa únicamente del Sistema, sino también del entorno.

• Asegura una renovación del sistema
• Prevé el sistema óptimo (hablamos de que este sistema produce la implicancia ética).
• Busca respuesta al problema en sistemas mayores.
• Práctica la extrospectiva. Busca el problema fuera de nuestro sistema.
• Usa el Paradigma de Sistemas: todo sistema es parte de uno mayor.

Características:

• Se define el problema en relación a los sistemas o subsistemas súper ordinales, es decir, que están fuera de mi contexto, pero relacionados por algún objetivo.
• Sus objetivos generales no se basan en el contexto del subsistema, sino de sistemas mayores.
• Los diseños actuales deben evaluarse en términos de costos y oportunidades o grado de divergencia con respecto al sistema óptimo.
• El diseño óptimo generalmente no es el sistema actual sobredimensionado (mejorado varias veces).
• El diseño de sistemas o paradigma de sistema involucra procesos de pensamiento como la inducción y síntesis.
• Tiene un planeamiento líder.