La Secretaría de Educación, tiene como atribución y responsabilidad, el otorgamiento de los servicios de educación inicial, preescolar, primaria, secundaria, indígena, especial y normal; cubriendo en cada uno de estos niveles y modalidades, el fomento a la educación física así como de las actividades, artísticas y culturales, dentro del territorio del Estado Libre y Soberano de Tabasco.
La Secretaría, garantiza un foro permanente para delinear acciones que le aseguren viabilidad a los planes y programas a corto, mediano y largo plazo, para así reorientar los procedimientos que habrán de desarrollarse en el futuro. La transformación social y tecnológica, sería imposible de alcanzar, sin la participación de la investigación científica, en esta medida el apoyo que la Secretaría brinda a las diversas instancias de educación superior, facilitan y aceleran este proceso.
En este contexto es fácil entender que la secretaria de educación pública tiene como fin el funcionar como un tipo de sistema abierto, es decir, su completa interrelación con toda clase de sistemas y contextos en general, le brinda esta característica. Así mismo desde el enfoque en la taxonomía de Checkland y su clasificación en los diferentes sistemas, encaje perfectamente en los sistemas de actividad humana, ya que es posible apreciarlo como un ente con una organización estructural y una serie de propósitos definidos.
Conociendo la clasificación y clase de sistema que es la secretaria de educación, es necesario conocer las diferentes funciones y objetivos que tiene como propósito llevar a cabo, esto con el fin de saber cómo funciona este complejo sistema y poder evaluar su mejoramiento.
Los objetivos que tiene en particular llevar a cabo en el estado de tabasco son los siguientes:
· Ampliar las oportunidades de acceso a una educación básica de calidad a todo aquel que lo demande.
· Otorgar los servicios educativos para que toda la población del estado pueda cursar la educación preescolar, la primaria y la secundaria así como conducir la formación de maestros, en el marco del federalismo, la participación social y la actualización del magisterio.
· Modernizar los sistemas y programas educativos, procurando eliminar las desigualdades e injusticias entre regiones e individuos.
Identificación del problema
Se hace necesario ahora conocer cuál es el problema que se encontró presente dentro del sistema de la secretaria de educación, con el fin de poder analizar, medir y dar una posible solución al problema existente, mediante el mejoramiento del sistema como tal. Dentro de las áreas que incurren en el problema se citan las siguientes:
§ Departamento de seguimiento y evaluación del foro internacional.
§ Departamento de seguimiento y evaluación programático.
§ Departamento de evaluación.
§ Departamento de evaluación de programas interinstitucionales.
§ Departamento de modelos y estática aplicada.
Todos estos departamentos conforman a su vez y de manera general a la “dirección de seguimiento y evaluación” en la secretaria de educación pública.
Este es un Funcionario de confianza dependiente del C. Subsecretario de Planeación e Innovación Educativa, encargado de evaluar los aspectos objetivos y subjetivos que inciden en el proceso educativo así como de evaluar el cumplimiento y calidad de los programas y proyectos intra e interinstitucionales que la Secretaría lleva a cabo, analizando su congruencia con las políticas educativas determinadas y su impacto social.
Funciones
1. Diseñar y aplicar los sistemas de evaluación educativa a fin de determinar la situación que guardan los servicios educativos estatales.
2. Integrar el programa de evaluación de los recursos financieros, humanos y materiales destinados a los proyectos de los diferentes niveles de la educación, conforme a los lineamientos y normas establecidas.
3. Realizar el seguimiento y la evaluación de los compromisos interinstitucionales efectuados por la Secretaría a través de acuerdos de coordinación, convenios de concertación, anexos de ejecución u otras vertientes de coordinaciones federales, estatales y municipales; y/o de concertación con los sectores social y privado.
4. Diseñar o adaptar los métodos, técnicas y modelos de evaluación así como los aspectos operativos necesarios para su desarrollo.
5. Elaborar el programa anual de evaluación educativa, diseñando y adaptando los instrumentos de medición a los programas educativos conforme a la realidad operativa de los servicios que presta la Secretaría en los diferentes niveles de la educación y en todas sus modalidades.
6. Informar al C. Subsecretario con la periodicidad que éste determine acerca de los avances de los programas, proyectos y compromisos institucionales efectuados por la Secretaría.
7. Diseñar, coordinar y desarrollar talleres de capacitación sobre seguimiento y evaluación para enriquecer la operación de los servicios educativos en la entidad.
Descripción del Problema
El Departamento de Seguimiento y Evaluación es un área que se dedica a coordinar las inscripciones al Foro Internacional que se realiza cada año para las personas interesadas en participar en talleres y conferencias de manera gratuita, con temas actuales de interés, los cuales son útiles para el desarrollo personal y profesional.
Como primer paso para poder inscribirse al foro internacional se hacen largas filas para ser atendidos por el personal del Departamento de Seguimiento y Evaluación y de esta manera proporcionar datos personales para que estos sean tomados manualmente, posteriormente esperar la entrega de un gafete de entrada que acredite la inscripción. Es aquí en donde el tiempo es factor indiscutible para obtener una respuesta inmediata.
Parte de esta información se maneja en una hoja de Excel y la otra en papelería, por lo tanto todo este proceso lleva tiempo y parte de la información se puede traspapelar.
Aunque se encontró un cierto tipo de “proceso” para el manejo del foro internacional en el sistema de la secretaria de educación, es posible observa que este proceso hace deficiente en parte al sistema que conforma toda la secretaria de educación, donde esta parte del sistema, es decir, este subsistema conocido como la “dirección de seguimiento y evaluación” no estaba siendo eficiente en sus procesos integralmente.
Identificación de efectos del problema en el sistema
Aquí se hace mención de los efectos que más impactos tenían sobre las actividades en los procesos del subsistema como tal y que repercutían directamente al sistema en general:
§ Se lleva tiempo en la inscripción ya que los datos proporcionados por el aspirante se toman manualmente.
§ Si un aspirante proporcionó mal sus datos personales (cambio de domicilio, conferencia, horario, etc.), tiene que volver a las instalaciones de esta institución para corregirlos.
§ Lo antes mencionada lleva tiempo en la búsqueda del archivo para la corrección de los datos y verificación de los mismos.
§ Gastos de material (impresiones, discos, etc.).
§ Existe poca afluencia de aspirantes extranjeros debido a que no existe una gran difusión del foro.
Propuesta de mejoramiento en el sistema
Como era cuestión de tiempo se hizo necesario buscar una solución al problema que ocurría dentro del subsistema en la secretaria de educación, y todo con el único fin de optimizar al sistema por completo y a su vez ser verdaderamente eficaces y eficientes. La solución que se planteo fue la siguiente:
“Desarrollo de un sistema informático que permita controlar, organizar y administrar el proceso de inscripciones al Foro Internacional de forma automatizada, generando la información y documentación necesaria para el Departamento de Seguimiento y Evaluación; además de facilitar las inscripciones a los aspirantes por medio de Internet”.
También se delimitaron los objetivos específicos, que fueron:
- § Generación de reportes (totales inscritos por taller, por municipio o en general, reporte de inscripción con folio).
- § Inscripciones abiertas desde cualquier lugar (web).
- § Actualización, altas y bajas de datos necesarios.
- § Consultas informativas (hoteles, etc.).
- § Disminuir el tiempo, errores y contar con una información confiable y precisa.
- § Al término del Foro dejar un apartado en el sitio web de la SEP para que las personas que no pudieron acudir puedan consultar los tipos de actividades, temas e imprimir la información que les sea útil.
Un elemento que juega una función realmente importante son los sistemas y procesos de difusión e información, los cuales permiten a los usuarios estar al tanto de la información más actual en cuanto a un tema específico. Es por ello que la Secretaria de Educación, con una visión de fortalecimiento y grandeza en su sistema, determino la creación de este Sistema de Información, el cual facilitara el flujo de datos al Departamento Seguimiento y Evaluación de las personas inscritas al Foro Internacional.
Con la implementación de este proyecto se dio una mejor visibilidad y sirvió de apoyo a los usuarios que así requieran de los servicios de la secretaria de educación, ya que podrán acceder a él desde cualquier terminal de computadora con acceso a internet.
Es por ello que es importante considerar que los sistemas informáticos cumplen una función vital en el desarrollo y evolución de más organizaciones y por lo tanto deben estar siempre presentes en los procesos que se realizan para logar una mayor automatización de estos, y a la vez tener un mejor rendimiento con resultados óptimos en los subsistemas que conformen cualquier sistema general.
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